OKR که مخفف Objective and Key Results می‌باشد، به معنی اهداف و نتایج کلیدی است.
OKR یکی از اصطلاحات جدید در علوم سازمانی بوده، که هم‌اکنون به یک استراتژی مدیریتی محبوب تبدیل شده است و کار آن تعیین اهداف یک سازمان است.
همانطور که پیش‌تر گفتیم، OKR از 2 قسمت اهداف و نتایج تشکیل شده است.
اهداف
اهداف، چیزهایی هستند که ما میخواهیم به آن برسیم. بر کجایی دلالت دارند و بر چیزی که باید انجام شود اشاره دارند.
اهداف باید عینی ، قابل اندازه‌گیری، عمل‌گرا و به صورت ایده‌آل الهام بخش باشند.
باید در هر سه ماه قابل اندازه‌گیری باشند و قابل اتصال به اهداف بسیار بزرگ شرکت باشند.
درباره هدف‌گذاری در 7 قدم بخوانید.
نتایج کلیدی
نتایج کلیدی تعیین می‌کند که چقدر به اهدافی که تعیین کردیم، نزدیک شده ایم. به چیستی اشاره دارد، با این سوال که برای رسیدن به اهدافمان چه کاری انجام می‌دهیم؟
نتایج کلیدی برای اینکه موثر باشد، باید محدود به زمان، معین، تهاجمی اما واقع گرایانه باشند؛ نباید به طوری باشد که غیرقابل دستیابی باشد. همچنین از همه مهم‌تر باید قابل بازبینی و قابل اندازه‌گیری باشد.
هدف OKR ها اتصال و ارتباط کارکنان و مجموعه‌ها به منظور تعیین اهداف بلندمدت و تبدیل آن اهداف به نتایجی قابل اندازه‌گیری است.
OKR ها معمولا پیش بردن اهداف یک سازمان را انجام می‌دهند، و یگی از ویژگی‌های آنها این است که عمومی‌اند؛ یعنی زمانی که برای یک سازمان OKR تعیین شود، همه باید طبق آن و به سوی اهداف تعیین شده توسط آن پیش بروند.
به وسیله OKR همه درمورد انتظارات محل کار توجیه شده و از کار دیگران مطلع می‌شوند.
زمانی که یک سازمان، OKR مخصوص به خود را طراحی می‌کند، طبق آن همه افراد سازمان می‌دانند باید چه کاری انجام دهند و چه وظیفه ای دارند؛ نظم فکری در آن سازمان ایجاد شده، ارتباط کارکنان با یکدیگر شفاف‌تر شده و همه در کنار یکدیگر به سمت یک هدف مشخص قدم برمی‌دارند.
همچنین OKR ها در اکثر مواقع در دوره های سه ماهه تکرارشونده تعیین می‌شوند؛ اما هستند سازمان‌هایی که OKR سالانه و یا ماهانه تعیین می‌کنند.
OKRها معمولا شامل 3 تا 5 هدف با ارزش و با اهمیت می‌شوند که برای هر هدف حدود 3 نتیجه قابل اندازه‌گیری ذکر می‌شود. آنها نه تنها زمان و منابع سازمان را مصرف نمی‌کنند، بلکه باعث افزایش مزایا از طریق افزایش بهره‌وری، تمرکز و فرهنگ سازمانی در سازمان می‌شوند.
لازم به ذکر است که این روش هم مانند روش‌های دیگر که جدیدا ارائه شده‌اند، تنها درصورت پیاده سازی و اجرای کامل نتیجه بخش خواهد بود؛ که بعدتر درباره پیاده سازی این روش صحبت خواهیم کرد.
تاریخچه OKR
در سال 1970 اندی گرو، مدیرعامل شرکت اینتل (Intel)، شروع به استفاده از OKR کرد.
سپس، اندی گرو دوره آموزشی درخصوص OKR برگزار کرد. جان دوئر در سال 1975 که در آن زمان مدیر فروش کمپانی اینتل بود، در آن دوره آموزشی شرکت کرد و سال‌ها پس از آن یعنی در سال 1999 ، OKR را در شرکت گوگل پیاده سازی کرد.
با همراهی گوگل، OKR با جدیت مورد استفاده قرار گرفت و در واقع گوگل عامل رواج OKR است. حدود یک دهه است که گوگل بطور موثر از OKR استفاده می‌کند و به یک فرهنگ بنیادی تبدیل شده است.
بعد از اینکه گوگل بطور موثر و موفق از OKR استفاده کرد، شرکت‌های معتبر دیگری نیز مانند توئیتر، لینکدین، مایکروسافت و … نیز شروع به استفاده از این ابزار برای هدف‌گذاری کردند.
هم اکنون این سیستم هدف‌گذاری در بسیاری از کمپانی‌ها در سطح جهان و بسیاری از شرکت‌ها و استارتاپ‌ها در سطح ایران، پیاده سازی شده و موجب رشد سریع آنها شده است.
ساختار استاندارد برای OKR
ساختاری که به عنوان ساختار استاندارد برای OKR معرفی شده، بسیار ساده است.
شما در این ساختار تنها باید به تعیین 2 بخش اهداف و نتایج بپردازید؛ اینگونه که:
1.اهداف:
ابتدا شما باید در سطح تیم، فرد یا سازمان، 2 الی 3 هدف تعیین کنید. هدف‌هایی که تعیین می‌کنید باید بلندپروازانه، دارای محدودیت زمانی، کیفیت و دارای قابلیت انجام توسط فرد یا تیم باشند.
2.نتایج:
برای هر هدف، باید 3 الی 4 نتیجه تعیین کنید. توجه داشته باشید نتایج از 4 عدد بیشتر نباشد. این نتایج کلیدی، باید قابل اندازه‌گیری و قابل دستیابی باشند. نتایج می‌توانند دشوار باشند تا بتوان هدف را با توجه به آنها درجه بندی کرد؛ اما نباید غیرممکن باشند.
نتایجی که برای اهداف OKR تعیین می‌شوند، می‌توانند بر اساس درآمد، رشد، عملکرد و یا مشارکت باشند.
معمولا نتایجی که بدست می‌آید بصورت عددی هستند؛ اما ممکن است اندازه‌گیری آنها به‌طوری باشد که بیان کنند کاری انجام می‌شود یا نه، به همین دلیل از اعداد باینری( 0 و 1) نیز استفاده می‌شود.
بطور کلی این روش به شما در تعیین اهداف سازمانتان بسیار کمک خواهد کرد. پس از تعیین اهداف با تمرکز و دقت، هر پیشنهاد و فرصت جدیدی که برایتان پیش بیاید، تنها درصورتی می‌پذیرید که با اهداف تعیین شده همسو باشد.
اینجاست که معنای جمله: «استراتژی هنر نه گفتن است.» نمایان می‌شود.
چگونه از OKR استفاده کنیم؟
برای پیاده سازی OKR در سازمان، پس از اینکه در سازمان، OKR را تعریف کردید؛ باید آن را با همه افراد درمیان بگذارید تا همه افراد سازمان از OKR مشخص شده به درکی مشترک برسند.
سپس همه افراد باید بطور مرتب، ترجیحا هر هفته، میزان شاخص‌های نتیجه خود را به روزرسانی کنند. معمولا برای تعیین عددی میزان تحقق نتایج، از اعداد بین صفر و یک استفاده می‌شود.
عدد مورد نظر اگر بین 0.6 تا 0.7 باشد، در بهترین حالت خود قرار دارد. اگر یک باشد نشان می‌دهد اهدافی که مشخص کرده‌اید به اندازه کافی بلندپروازانه نبوده و دستیابی به آنها آسان است؛ همچنین اگر صفر باشد یعنی یا اهدافی غیرممکن انتخاب کرده و یا عملکرد خوبی در رسیدن به نتایج نداشتید.
اگر به هر دلیلی لازم شد اهداف ، تیم و یا شرکت شما تغییر کرد، به همان نسبت OKR را هم تغییر دهید و سعی کنید انعطاف پذیر باشید.
در صورت نیاز، اهداف را بطور مرتب مرور کنید؛ استفاده منظم از اهداف باعث می‌شود زمان کمتری برای اجرای آنها صرف شود. همچنین درصورتی که مرتب آنها را اندازه‌گیری کنید، بهتر از پیشرفت‌شان مطمئن خواهید شد.
KPI چیست؟
KPI که مخفف عبارت لاتین Key Performance Indicator به معنای شاخص کلیدی عملکرد است.
KPI به مدیران یک سازمان داده‌هایی ارائه می‌دهد تا بفهمند سازمانشان در راستای اهداف تعیین شده چگونه عمل می‌کند.
این داده‌ها اطلاعات بسیار ارزشمند و مهم درباره چگونگی عملکرد اشخاص و یا تیم در سازمان است.
KPI هایی که به خوبی طراحی شده باشند، اطلاعاتی از قبیل اینکه عملکرد فعلی قابل قبول است و یا باید تغییراتی در آن ایحاد شود، ارائه می‌دهد.
KPI ها ابزارهایی مفید برای تصمیم‌گیری هستند که سازمان‌ها از آنها در سطوح مختلف استفاده می‌کنند تا موفقیت خود را در رسیدن به هدف ارزیابی کنند.
تفاوت OKR با KPI
به توجه به تعریفی که از KPI ارائه کردیم، شاید برایتان سوال پیش بیاید که KPI چه تفاوتی با OKR دارد؟
یکی از مهمترین تفاوت‌هایی که میان این دو وجود دارد، نیت و قصدی است که پشت تعیین اهداف قرار دارد.
در KPI اهدافی که مشخص می‌شوند، قابل دستیابی هستند و نشانگر خروجی یک پروژه یا فرآیند از پیش موجود است. این درحالی است که اهدافی که در OKR تعیین می‌شوند، بسیار جاه طلبانه و بلندپروازانه است.
در همین حال، درست است که اهداف OKR باید جاه‌طلبانه باشد، اما نباید غیر قابل دستیابی باشد؛ زیرا که شما در OKR اهداف را بلندپروازانه تعیین می‌کنید تا خود و تیم را مجبور کنید تا در بهترین حالت عمل کنند.
اکنون شاید این سوال در ذهنتان پیش بیاید که بالاخره استفاده از کدامیک بهتر است؟
اینکه از OKR استفاده کنید یا از KPI ، کاملا بستگی به شما و آنچه می‌خواهید اندازه بگیرید دارد.
مثلا اگر می‌خواهید پروژه ای که قبلا به انجام رسیده را بهبود ببخشید و یا ارزیابی کنید، بهتر است از KPI استفاده کنیدو زیرا که KPI ساده است و به شما این امکان را می‌دهد که به پروژه‌ها و فرآیندهای در حال انجام خود یک سیستم اندازه‌گیری اضافه کنید.
و اما اگر به فکر گسترش کلی اهداف خود بوده و تصمیم به ایجاد یک تغییر جهت کلی دارید، OKR برای شما گزینه مناسبی است. زیرا که OKR ها عمیق‌تر هستند و به شما امکان گسترش بیشتر اهدافتان را می‌دهند.
همچنین OKR به شما کمک می‌کند تا خلاقیت بیشتری در برنامه‌ریزی رسیدن به اهداف به خرج بدهید.
فواید استفاده از OKR
OKR ها را مدیران و رهبرانی استفاده می‌کنند که می‌خواهند سازمانشان به سوی اهدافی بالا برود.
اصلی‌ترین فایده ای که OKR دارد، این است که زمانی OKR تعیین می‌شود، تمامی کارمندان می‌دانند چه انتظاری از آنها می‌رود و باید به چه هدفی دست پیدا کنند.
این شفافیت باعث نظم ذهنی کارمندان شده و آنها اهدافشان را با اهداف تیم، دپارتمان و شرکت هماهنگ می‌کنند.
دومین مزیت این است که طراحی ، تعیین و بررسی OKR بسیار آسان بوده و اصلا زمانبر نیست. پس از طراحی، تنها زمان کمی آن هم یک بار در هر هفته، برای اندازه‌گیری و به‌روز رسانی آن صرف می‌شود.
تنها چند ساعت در هر 3 ماه است که برای بررسی OKR صرف شده و کمی طول می‌کشد.
این ابزار برای شما نشانه ای است که می‌توانید از پیشرفت‌تان بصورت هفتگی آگاه شوید.
تمرکز و بهره‌وری نتیجه وجود یک OKR خوب است. همانطور که گفتیم، این ابزار توسط مدیرانی مجرب استفاده می‌شود که نمی‌خواهند سازمانشان درگیر انجام وظایف کوچک و بی‌اهمیت باشد.
چه زمانی از OKR استفاده کنیم؟
شما به عنوان یک مدیر، هر زمان تصمیم بگیرید که سازمانتان به سوی مسیری درست حرکت کند، کافی است از OKR استفاده کنید. در این صورت کارکنان نیز به راحتی می‌توانند اهداف و چشم انداز شما را دنبال کنند.
OKR برای افرادی که به دنبال یک ابزار مدیریتی برای مدیریت بهتر تیم و شرکت خود هستید، اهداف و نتیجه کلیدی بهترین ابزار برای شماست.
مثال برای OKR
ابتدا با یک مثال مختصر و کوتاه شروع می‌کنیم:
فرض کنید شما شرکتی دارید که می‌خواهید سطح شناخته شدن آن را بالا ببرید.
هدف: افزایش سطح شناخته شدن برند
نتایج کلیدی:
نرخ بازدید ماهانه از سایت 50% افزایش یابد.
قرار دادن 9 مطلب جدید در سایت در هر ماه.
برگزاری یک کارگاه آموزشی با هزینه کم و یا رایگان برای 1000 مخاطب.
به همین راحتی!
حال برای درک بهتر مثالی بزرگتر می‌زنیم:
فرض کنید شما مدیر یک هایپر مارکت هستید. شما به عنوان مدیر هایپر مارکت تصمیم می‌گیرید هدفی قرار دهید با عنوان ” ایجاد تجربه خوشایند برای مشتری” .
خب اکنون سوال پیش می‌آید که چگونه یک تجربه خوشایند برای مشتری ایجاد کنیم؟
باید بدانید تا زمانی که معیاری برای اندازه‌گیری نداشته باشید، هدف شما تنها یک آرزوست!
اینجاست که ما نیاز به یک دستاورد قابل اندازه‌گیری داریم، به این منظور که بفهمیم آیا واقعا تجربه خرید از ما برای مشتریانمان خوشایند بوده؟
کاملا واضح است که پرسیدن سوال از تک تک مشتریان کار درستی نیست و موجب مزاحمت برایشان خواهد شد.
پس چگونه میزان رضایت مشتریانمان را بسنجیم؟
در اینجا می‌توانیم به 2 فاکتور برای میزان رضایت مشتری مراجعه کنیم. فاکتور اول شاخص ترویج کنندگان یا به اصطلاح NSP است. ترویج کنندگان افرادی هستند که بخاطر رضایتی که دارند، کسب و کار موردنظر را به دیگران معرفی می‌کنند.
فاکتور دوم، نرخ تکرار خرید(Repo Rate) است.
با این 2 فاکتور می‌توان فهمید که آیا مشتری آنقدر از خریدش راضی بوده که آن را به دیگران توصیه کند؟ و یا بازهم عمل خرید را تکرار کند؟ به همین سادگی میزان رضایت مشتری را به 2 فاکتور قابل اندازه‌گیری وصل کردیم.
توجه کنید که در تعیین معیارهای اندازه‌گیری زیاد حساسیت به خرج ندهید؛ همواره امکان تنظیم مجدد اهداف در بازه زمانی‌های کوتاه وجود دارد. پس نیاز به مطالعات پیچیده و تعیین معیارهایی که 100% درست باشند نیست. سعی کنید از آسان‌ترین و دم دست ترین معیارها استفاده کنید.
همچنین دقت کنید وقتی یک هدف درنظر می‌گیرید، به هر قیمتی سعی نکنید به آن دست پیدا کنید.
مثلا در مثال هایپرمارکت وقتی شما هدف را خشنودی مشتری درنظر گرفته‌اید، کار درستی نیست اگر بگویید قیمت‌ها را تا حدودی زیادی پایین می‌آوریم تا مشتری خشنود شود!
در این صورت هزینه جذب مشتری(CAC) برایتان بسیار گران درآمده و بجای سود ضرر خواهید کرد.
هدف خشنود کردن مشتری باید درصورتی باشد که قیمت کنترل شود.
حال، تمامی مثال فوق را در یک قالب استاندارد OKR قرار می‌دهیم:
هدف (Objective) :
جلب رضایت مشتری(ایجاد تجربه خوشایند)
نتایج کلیدی ( Key Results) :
افزایش NSP یا شاخص ترویج کنندگان: از 10 به 30 درصد
افزایش Repo Rate یا نرخ تکرار خرید: از 6% به 12%
ثابت نگه‌داشتن هزینه جذب مشتری (CAC) : کمتر از 1 میلیون تومان
پیاده سازی OKR در سازمان
اکنون چند روش برای اجرای فرآیند مدیریت عملکرد در سازمان با متد OKR ، برای راحتی شما ارائه خواهیم کرد.
همانطورکه پیش‌تر گفتیم، شما باید ابتدا اهداف را تعیین کنید. اهداف باید جاه‌طلبانه باشند و محدودیت زمانی داشته باشند. سپس برای هر هدف 3 الی 4 نتایجه کلیدی در نظر بگیرید. این نتایج باید بصورت هفتگی مورد بررسی قرار بگیرند و از همه مهم‌تر، قابل اندازه‌گیری باشند.
در ابتدا فرمولی برای پیاده‌سازی بهتر درنظر گرفتیم. این فرمول پیشنهادی اینگونه است که باید جای خالی در جمله را پر کنید.
من به ……………(هدف) دست خواهم یافت و زمانی می‌توانم بگویم موفق شده‌ام که، ……………… و ……………… و …………………. و …………………. (نتایج کلیدی) افزایش / کاهش یافته باشد.
روش دیگری که می‌توان OKR را در سازمان پیاده سازی کرد، استفاده از جدول است.
روش‌های دیگری نیز برای پیاده سازی OKR در سازمان وجود دارد؛ از جمله نرم‌افزارهایی که قابلیت سفارشی سازی دارند و می‌توانند به یک سازمان در پیاده‌سازی OKR کمک کنند.
مزیت‌های پیاده‌سازی OKR در سازمان
1.OKR باعث ارتباط بیشتر منابع انسانی با یکدیگر می‌شود.
در بیشتر سازمان‌ها، کارمندان با یکدیگر و با سازمان تعامل خوبی ندارند. این باعث می‌شود تا کارمند انگیزه خود را از دست بدهد.
نارضایتی کارمند از شغلش باعث می‌شود سازمان هزینه و زمانی زیادی را صرف کند بدون اینکه عملکرد خوبی داشته باشد؛ در نهایت سازمان در شرایط بدی قرار خواهد گرفت.
زمانی که یک کارمند نداند شرکتی که در آن مشغول به کار است به چه سویی و برای چه هدفی حرکت می‌کند و در مقایسه با رقبا به چه جایگاهی می‌رسد، یکی از دلایلی است که نارضایتی شغلی در او شکل می‌گیرد.
از دیگر دلایلی که باعث می‌شود یک کارمند احساس نارضایتی از شغل کند، این است که حس کند در سازمانی که کار می‌کند تاثیرگذار نیست و نداند کاری که او انجام می‌دهد چه تاثیری بر اهداف آن سازمان دارد.
اگر در سازمانی OKR پیاده سازی و اجرا شود، هیچگاه این حس برای افراد منابع انسانی آن سازمان رخ نخواهد داد. زیرا که با اجرای OKR هر فرد به‌طور دقیق می‌داند که چه نقشی در تحقق اهداف سازمان دارد و می‌داند کاری که انجام می‌دهد اهمیت دارد و دیده می‌شود.
به این صورت در کارمند حس دیده شدن و تاثیرگذار بودن القا می‌شود که بسیار بر انگیزه و بهبود عملکرد او تاثیر می‌گذارد.
2.عملی کردن استراتژی
در بسیاری از سازمان‌ها برنامه‌های استراتژیک به مرحله اجرا و پیاده‌سازی نمی‌رسند. زیرا که بعضی از اعمالی که در استراتژی سازمان مشخص می‌شوند، اصلا برای تحقق اهداف ضروری نیستند. این موضوع باعث اتلاف منابع در این سازمان‌ها خواهد شد.
و اما سازمانی که OKR را اجرا می‌کند، چشم اندازها و اهداف را به قسمت‌های کوچکتر تقسیم کرده ، که اجرای کامل آن قسمت‌ها هدف کلی سازمان را می‌سازد.
این قسمت‌ها مشخص می‌کند که سازمان می‌خواهد به کجا برسد. و سپس باید به تعیین نتایج کلیدی برای هرکدام پرداخته شود.
این نتایج کلیدی، کاری است که کارمندان با انجام آن باید به اهداف دست پیدا کنند؛ پس به خوبی تعیین خواهد شد که سازمان “چگونه” می‌خواهد به “کجا” برسد.
3. OKR به یادگیری سازمانی کمک می‌کند.
می‌دانیم که یکی از مهمترین عواملی که میتواند مزیتی برای یک سازمان به حساب بیاید، منحنی یادگیری است. منحنی یادگیری با بررسی اتفاقات و فرآیندها در طول زمان، سعی می‌کند با شناخت آنها در جهت بهبود آن فرآیندها و انجام سریعتر و بهتر آنها تلاش کند.
حال اگر سازمانی اجرای OKR را تمرین کرده و بر طراحی آن تاکید داشته باشد، قطعا در طول زمان سرعت رشد در کسب و کار خود را مشاهده خواهد کرد. همچنین در این فرآیند، خواهید دید که چه اهدافی چگونه تحقق می‌یابند و در حالت کلی، شناخت بهتری از عملکرد سازمان خود خواهد داشت.
4. OKR فعالیت‌های یک سازمان را همسو می‌سازد.
همه سازمان‌ها اهداف ، ویژگی‌ها و قوانینی مخصوص به خود دارند که مدیران آن سازمان‌ها همیشه نگران هستند تا فعالیت اعضا متناقض با آن اهداف و قوانین نباشد. آنها همیشه سعی در یکسو کردن فعالیت‌های سازمانشان دارند.
بطور مثال زمانی که یک برند شعار و هدفی دارد با عنوان لوکس بودن محصولش، به هیچ عنوان نباید جایی این را نقض کند.
و یا مثلا اگر سازمانی هدف افزایش سهم بازار را داشته باشد، همه ابعاد ان سازمان باید بر رو همین مقوله تمرکز کرده تا آن را محقق کنند. مثلا همه اعضا بر سودآوری و افزایش حاشیه سود تمرکز کنند.
در این موضوع هم اجرای OKR بسیار کارآمد خواهد بود، زیرا که در OKR با تعیین هدف، همه اعضا با انجام و تحقق نتایج کلیدی، همسو باهم باعث تحقق هدف اصلی می‌شوند.
