سیستم سازی کسب و کار

سیستم سازی چیست؟

یک سیستم از عناصر هماهنگ و یکسو تشکیل شده که برای تحقق یک هدف خاص تمرکز شده و به هم پیوسته اند. به طور کلی سیستم‌سازی کسب‌وکار ، مجموعه ای از فرآیندهاست که می‌تواند بطور خودکار و بدون مداخله انسان به انجام کار بپردازد.

واقعیت تلخی که وجود دارد این است که بیشتر مردم وقت خود را صرف درگیر شدن با نتایج بد و مشکلات پس از آن می‌کنند. این نتایج بد، همگی حاصل یک سیستم مدیریت نشده و حتی شاید پنهان می‌باشد، که شخص موردنظر تلاشی برای مدیریت آن نداشته است.

در مقابل، کسب درآمد و سود بالا ، داشتن کارمندان حرفه‌ای و با ثبات و ارائه خدمات با کیفیت نتیجه یک سیستم مدیریت شده و حساب شده می‌باشد.

لازم است بدانید که این نتایج نیستند که باعث ایجاد سیستم می‌شوند، بلکه سیستم است که باعث حاصل شدن نتایج می‌شود.

بطور کلی کسب و کار و حتی زندگی ، نتیجه سیستم‌هایی هستند که آنها را تشکیل می‌دهند.

برای مثال ، افرادی که از زندگی‌شان رضایت ندارند و دائما ناراحتند، قطعا کنترل زندگی‌شان به دست سیستمی است که مدیریت نمی‌شود؛ در مقابل کسانی که خوشنودند و از زندگی راضی‌اند کنترل زندگی‌شان کاملا در دست خودشان است.

این را به یاد داشته باشید که شما نباید در اختیار سیستم باشید، بلکه این سیستم است که باید برای شما کار کند.

سیستم سازی در کسب و کار

سیستم سازی کسب و کارها، فرآیندی است که طی آن تمرکز بر روی خودکارسازی و اتوماتیک کردن روند پیشروی کارهاست؛ به این دلیل که نیاز به دخالت و نظارت مدیران بر روی اکثر امور کاهش یابد.

این علم ، باعث می‌شود تا وابستگی امور به مدیران به حداقل رسیده و حتی بدون حضور آنها کارها به خوبی انجام شود.

می‌دانیم که خود واژه ” سیستم ” به معنای مجموعه‌ای است که از اجزای مختلف تشکیل شده و خروجی مشخصی ایجاد می‌کند.

کسب و کار هم از مجموعه ای به هم پیوسته از افراد، ابزار و اسناد تشکیل شده که با فعالیت در کنار هم باعث می‌شوند نتیجه سودآوری حاصل شود.

همانطور که گفتیم ، سیستم کسب و کار از سه بخش تشکیل شده که عبارتند از:

1- افراد:

تمامی کارمندان ، تامین کنندگان ، تمامی افرادی که در فرآیند کسب و کار ما و پیش‌برد آن موثر هستند و همچنین خود ما ، افراد یک کسب و کار را تشکیل می‌دهیم.

2- اسناد :

تمامی رویکردها و دستورالعمل‌های مربوط به چگونگی فرآیند کسب و کار ، مزیت رقابتی کسب و کارتان ، ماموریت و هدف از جمله اسناد کسب و کار شما هستند.

3- ابزار:

قطعا هر کسب و کاری برای پیشروی نیاز به تجهیزات و ابزار دارد، تجهیزاتی از جمله کامپیوتر ، سیستم تلفنی ، وب سایت ، نرم افزارها و …

چرا باید سیستم سازی را در کسب و کارم پیاده نمایم؟

دلایلی که مشخص می‌کنند هر مدیری باید سیستم سازی را در کسب و کارش راه اندازی کند عبارت است از:

1.افزایش مسئولیت پذیری و کاهش میکرو مدیریت

میکرو مدیریت یک سبک از مدیریت است که در آن مدیر مجموعه بر کار تمامی اعضا نظارت داشته و هیچ شخصی آزادی عمل ندارد. تحقیقات نشان داده است که این مدل از مدیریت بیشترین آمار ترک کار را داشته است.

اما زمانی که از تمامی فرآیندهای کسب و کار و روند آنها نقشه برداری شده باشد، هر شخصی به تنهایی می‌داند باید چه کار را به انجام برساند و کار چه کسی را تکمیل کند ؛ به همین دلیل کار کاملا حرفه ای و با حداقل دخالت مدیر انجام خواهد شد.

2.ایجاد درک بیشتر از فرآیندهای کسب و کار

برای سیستم سازی در کسب و کار، ابتدا باید نقشه کلی از کسب و کار به‌طور کامل برداشته شده و تمامی کارمندان توجیه شوند.

واضح است زمانی که نقشه کامل از فرآیندهای یک کسب و کار تهیه شده و در دست باشد، همه اعضای مجموعه درک بالایی از روند کار خواهند داشت.

3.شناسایی کارهای بیهوده

پس از اینکه نقشه کسب و کار مشخص شد، به راحتی می‌توان تشخیص داد که کاری که انجام می‌شود بیهوده است یا نه. اینکه کارهای زائد را پیدا کرده و حذف کنیم، مزایای بسیار زیادی از جمله صرفه جویی در منابع ، زمان و انرژی خواهد داشت.

4.بهبود ارتباطات 

اکثر کسب و کارها بطور تیمی انجام شده و یا نیاز به ارتباط بین بخش ها دارد. ضعف در ارتباط و مکمل شدن بخش‌های مختلف یک سازمان، مشکلی است که اکثر کسب و کارها با آن سر و کار دارند. در اینجا سستم سازی به ما در بهینه سازی ارتباط بین افراد مختلف مشغول در یک کسب و کار کمک زیادی می‌کند.

5. بهبود کیفیت خدمات و یا محصولات

در اکثر مواقع، استخدام به دلایلی مثل دم دست‌تر بودن ، نزدیکتر بودن و … انجام می‌شود که روش درستی برای جذب نیرو نیست.

سیستم سازی به کسب و کار کمک می‌کند تا ابتدا فکر کنیم و این را درنظر بگیریم که دقیقا چه مهارتی را نیاز داریم و اینکه چه کسی مهارت بیشتری دارد، سپس به انتخاب نیروی موردنظر بپردازیم.

6. آزاد شدن وقت مدیر کسب و کار

اگر شما به عنوان مدیر یک کسب و کار، سیستم سازی را به‌طور درست طراحی و پیاده سازی کنید؛ قطعا نیاز نیست وقت خود را به نظارت بر روی کارهای کوچک بگذارید. در این صورت وقت شما آزادتر شده و هم می‌توانید به استراحت و تفریح بپردازید و هم تمرکزتان برای انجام امور کسب و کار بیشتر خواهد شد.

7. رشد کسب و کار

موضوعی که بسیاری از مدیران نسبت به آن بی توجه‌اند ؛ این است که به کار در مقیاس بزرگتر فکر نمی‌کنند. بدون سیستم سازی کسب و کار شما بصورت بسیار محدود رشد کرده و در آخر متوقف خواهد شد.

مثلا اگر در حال حاضر کسب و کار شما 10 عدد مشتری دارد، یک کارمند به خوبی می‌تواند به آنها خدمات ارائه کند.

اما در آینده اگر مشتریان شما 100 یا حتی 1000 نفر شود، دیگر پشتیبانی مشتریان از عهده یک کارمند برنمی‌آید هرچقدر هم باهوش باشد. اینجاست که کسب و کار نیاز به یک سیستم بسیار منظم که دارای نرم‌افزارها و برنامه دقیق باشد دارد.

به اشتراک بگذارید

اشتراک گذاری در facebook
اشتراک گذاری در twitter
اشتراک گذاری در linkedin
اشتراک گذاری در whatsapp
اشتراک گذاری در telegram
رزرو رایگان جلسه کوچینگ

برای آشنایی بیشتر با کوچ و کوچینگ یک جلسه رایگان با کوچ مرتبط با مسئله‌تان رزرو نمایید. علاوه بر آشنایی با کوچینگ، کوچ مسیر رسیدن به هدف مطلوب با کوچینگ را برای شما بیان خواهد نمود.

عضویت در خبرنامه ایمیلی

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

فهرست مطالب

جلسه رایگان کوچینگ

برای دریافت جلسه رایگان کوچینگ فرم ذیل را تکمیل نمایید.